Номенклатура дел

• Нормативно-правовую базу и современные требования к организации делопроизводства и архивного дела.
• 
  Принципы, виды и структуру номенклатуры дел как основы систематизации документов.
• 
  Методику формирования заголовков дел и индексации в условиях смешанного (бумажного и электронного) документооборота.
• 
  Порядок составления, согласования, утверждения и внедрения номенклатуры дел в организации.

• Понятие, цели и задачи номенклатуры дел в современном делопроизводстве.
• 
  Нормативные правовые акты и методические документы, регламентирующие составление номенклатуры дел.
• 
  Место номенклатуры дел в системе организационно-распорядительной документации.
• 
  Взаимосвязь номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству и реестров документов.
• 
  Виды номенклатур дел: типовая, примерная, индивидуальная.
• 
  Ответственность за составление, ведение и соблюдение номенклатуры дел.

2. Структура и составление номенклатуры дел: основные принципы и подходы

• Структурный и производственно-функциональный принципы построения номенклатуры дел.
• 
  Определение перечня включаемых в номенклатуру дел категорий документов.
• 
  Порядок расположения разделов номенклатуры дел в соответствии со структурой организации.
• 
  Формирование перечня дел для руководства, функциональных и структурных подразделений.
• 
  Особенности включения в номенклатуру дел документов временно действующих органов.
• 
  Учет документов, создаваемых в системах электронного документооборота.

3. Формирование заголовков дел: методика и практические рекомендации

• Общие требования к формулировке заголовков дел: краткость, четкость, однозначность.
• 
  Структура заголовка дела и последовательность его элементов.
• 
  Особенности составления заголовков для различных видов документов (распорядительных, организационных, отчетных).
• 
  Заголовки дел, содержащих переписку, и правила указания корреспондентов.
• 
  Заголовки дел с документами, имеющими гриф ограничения доступа.
• 
  Типичные ошибки при составлении заголовков дел и способы их избежать.

4. Индексация дел в номенклатуре: система и порядок присвоения

• Назначение индексации дел и ее связь с классификацией документов.
• 
  Порядок присвоения индексов структурным подразделениям.
• 
  Составление цифровых индексов для конкретных дел.
• 
  Особенности индексации общих дел и дел с документами коллегиальных органов.
• 
  Сохранение индексации дел при изменении структуры организации.
• 
  Практикум по присвоению индексов для различных категорий дел.

5. Определение сроков хранения дел и оформления графы номенклатуры

• Значение и правовые основы установления сроков хранения документов.
• 
  Использование Перечня типовых архивных документов для определения сроков хранения.
• 
  Проведение экспертизы ценности документов в процессе составления номенклатуры дел.
• 
  Особенности установления сроков хранения для электронных документов.
• 
  Оформление графы «Срок хранения и № статей по Перечню».
• 
  Внесение отметок «ЭПК» (постоянное хранение) и «ЭПК/ВК» (временное хранение).

6. Оформление, согласование и утверждение номенклатуры дел

• Требования к оформлению формы номенклатуры дел.
• 
  Порядок составления итоговой записи о количестве дел.
• 
  Процедура согласования проекта номенклатуры дел с ведущими специалистами подразделений.
• 
  Обязательность визирования проекта номенклатуры дел руководителем архива или ответственным за архив.
• 
  Порядок утверждения номенклатуры дел руководителем организации.
• 
  Регистрация, рассылка и введение номенклатуры дел в действие.

7. Ведение и актуализация номенклатуры дел в течение года

• Номенклатура дел как классификатор при регистрации входящих и исходящих документов.
• 
  Порядок заведения дел в течение календарного года.
• 
  Внесение уточнений и дополнений в течение года (резервные индексы).
• 
  Формирование и заполнение листа-заверителя дела.
• 
  Контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях.
• 
  Подготовка годового раздела сводной описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

8. Составление номенклатуры дел по окончании делопроизводственного года

• Порядок анализа действовавшей в отчетном году номенклатуры дел.
• 
  Внесение уточнений в заголовки дел, сроки хранения на основе реально сложившегося состава документов.
• 
  Включение новых дел, отражающих изменения в деятельности организации.
• 
  Составление итоговой записи о количестве сформированных за год дел (постоянного и временного хранения).
• 
  Порядок переноса не завершенных в делопроизводстве дел на следующий год.
• 
  Утверждение номенклатуры дел на новый календарный год.

9. Специфика формирования номенклатуры дел в условиях электронного документооборота (ЭДО)

• Подходы к интеграции номенклатуры дел в систему ЭДО.
• 
  Учет электронных документов и дел в сводной номенклатуре.
• 
  Особенности определения сроков хранения для электронных документов.
• 
  Формирование заголовков дел для электронных папок и наборов данных.
• 
  Требования к обеспечению сохранности и учету электронных дел.
• 
  Взаимосвязь номенклатуры дел и классификаторов в системе ЭДО.

10. Практикум: Разработка и оформление фрагмента номенклатуры дел для подразделения

• Анализ функций и документооборота условного структурного подразделения.
• 
  Определение перечня дел, подлежащих включению в номенклатуру.
• 
  Практическое составление заголовков дел различного типа.
• 
  Присвоение индексов и определение сроков хранения.
• 
  Оформление фрагмента номенклатуры дел в установленной форме.

Ответы на вопросы участников.