Административный директор. Управление операционной деятельностью и инфраструктурой организации

По окончании выдается именной сертификат. При желании получить Удостоверение о получении квалификации или сертификат на английском языке свяжитесь с менеджером Бизнес-школы ITC Group (оплачивается дополнительно)

Для кого:

административные директора, директора по общим вопросам, управляющие делами, офис-менеджеры, руководители административных подразделений, специалисты по административно-хозяйственному обеспечению, стремящиеся к карьерному росту.

Административный директор (управляющий делами, заместитель генерального директора по общим вопросам, директор по административным вопросам) — руководитель, обеспечивающий административную, документационную, хозяйственную и контрольно-надзорную поддержку деятельности организации, координирующий работу обеспечивающих подразделений и участвующий в принятии управленческих решений высшего уровня.

Актуальность темы:

Усиление конкуренции, рост стоимости аренды и ресурсов, распределённые команды и повышение требований к скорости внутренних сервисов делают административную функцию критичной для устойчивости бизнеса. Административный директор сегодня — это управленец, который отвечает за бюджет, подрядчиков, безопасность, комфорт сотрудников и непрерывность операций. Курс закрывает разрыв между практическими задачами и управленческими компетенциями.

Цель курса:

совершенствование профессиональных компетенций в области административного управления, освоение современных методик организации работы офиса, развитие навыков стратегического планирования административно-хозяйственной деятельности и управления операционными процессами организации.

Участники обучения узнают:

• Современные концепции и стратегическая роль административного директора в системе управления организацией.
• Принципы организации и оптимизации офисных процессов, управления инфраструктурой и рабочим пространством.
• Методы бюджетирования административно-хозяйственной деятельности и контроля расходов.
• Нормативно-правовые требования к документообороту, охране труда и обеспечению безопасности в офисе.

ПРОГРАММА

1. Роль и функции административного директора в современной организации

• Система управления административно-хозяйственной деятельностью компании и место в ней административного директора.
• Ключевые трудовые функции административного директора согласно профессиональному стандарту 7-го уровня квалификации.
• Стратегическая и операционная роли административного директора: распределение полномочий с генеральным директором.
• Взаимодействие с другими подразделениями: IT, бухгалтерия, HR, служба безопасности.
• Компетенции современного административного директора: хард-скиллы и софт-скиллы.
• Тенденции развития профессии: переход от операционного управления к стратегической ответственности за инфраструктуру бизнеса.

2. Правовой статус и должностные полномочия административного директора

• Квалификационные требования и правовой статус административного директора.
• Профессиональный стандарт и должностная инструкция административного директора.
• Разграничение полномочий с генеральным директором и другими заместителями.
• Этика делового общения и представительские функции руководителя.
• Управление обеспечивающими подразделениями: структура и принципы координации.
• Критерии оценки эффективности работы административного директора.

3. Организация и оптимизация офисных процессов

• Постановка операционных целей и задач подразделениям административной поддержки организации.
• Регламентация работы подрядчиков: клининг, охрана, IT-поддержка, связь, курьерские службы.
• Система сбора и обработки заявок: классические решения и новые подходы с автоматизацией рутинных задач.
• Оптимизация офисного пространства: современные способы зонирования, мобильные рабочие места, переговорные зоны.
• Внедрение системы 5S «Бережливый офис» для устранения потерь в рабочем процессе.
• Организация переезда в новый офис без потери производительности: этапы, приёмка помещения, выбор подрядчика.

4. Документационное обеспечение управления и локальные нормативные акты

• Виды локальных нормативных актов организации и требования к их оформлению.
• Правила внутреннего трудового распорядка: разработка и актуализация.
• Положение о закупках как ключевой локальный акт заказчика.
• Порядок разработки, утверждения и размещения локальных актов в информационных системах.
• Организация документооборота и контроль исполнительской дисциплины.
• Защита персональных данных и конфиденциальной информации.

5. Административно-хозяйственное обеспечение (АХО) деятельности организации

• Управление имущественным комплексом: аренда, эксплуатация, ремонт.
• Требования к закупкам по Федеральному закону № 223-ФЗ.
• Национальный режим в закупках: актуальные правила применения.
• Учёт и списание материальных ценностей.
• Организация транспортного обслуживания и логистики.
• Взаимодействие с арендодателями и обслуживающими организациями: переговоры, контроль выполнения договоров, решение спорных ситуаций.

6. Бюджетирование и экономика административной деятельности

• Структура бюджета административной функции и статьи затрат.
• Методы планирования: от достигнутого, нулевой базы, нормативный.
• Контроль исполнения бюджета и анализ отклонений.
• Расчёт стоимости внутренних услуг и обоснование затрат перед руководством.
• Программы сокращения издержек без потери качества сервиса.
• Подготовка отчётности для финансового директора и собственников.

7. Управление закупками и работа с поставщиками

• Определение потребностей в товарах и услугах для создания оптимальных условий труда.
• Организация процесса закупки: выбор поставщиков, согласование цен, контроль сроков поставок.
• Проведение тендеров и конкурсных процедур: правовые основы и практика.
• Контроль исполнения условий договоров на поставку товаров и услуг.
• Управление аутсорсингом: оптимизация работы при передаче отдельных функций внешним подрядчикам.
• Оценка эффективности подрядчиков и управление их развитием.

8. Управление инфраструктурой и офисным пространством

• Требования к офисным помещениям и рабочим местам.
• Планирование пространства с учётом гибридного формата работы.
• Организация эксплуатации, ремонта и клининга.
• Энергоэффективность и ресурсосбережение в офисных объектах.
• Управление переездами и открытием новых площадок.
• Оценка удовлетворённости сотрудников условиями работы.

9. Управление административным персоналом

• Формирование команды административного блока: подбор, обучение, развитие сотрудников.
• Постановка задач подчинённым, распределение функций и делегирование полномочий.
• Мотивация персонала административного подразделения: материальные и нематериальные инструменты.
• Контроль исполнительской дисциплины и оценка результатов работы сотрудников.
• Аттестация и оценка эффективности работы обеспечивающих подразделений.
• Кадровый резерв и планирование преемственности.

Ответы на вопросы участников. Практические рекомендации.

По желанию слушателей возможна оплата третьего и/или четвёртого дня обучения.

В эти дни проводятся практикум на основе кейсов участников и обсуждение актуальных вопросов:

Деловые коммуникации и управление конфликтами

• Выстраивание взаимоотношений с другими отделами и координация межфункционального взаимодействия.
• Ведение переговоров и деловой переписки с поставщиками и заинтересованными сторонами.
• Современные форматы совещаний и встреч: онлайн, гибридные, очные форматы.
• Управление организационными конфликтами: роль административного директора в разрешении спорных ситуаций.
• Стресс-менеджмент и техники сохранения работоспособности при высокой нагрузке.
• Корпоративная культура: организация мероприятий, внутренних коммуникаций и создание комфортной рабочей среды.

Управление проектами в административной работе

• Основы проектного менеджмента: применение методологии Agile для ремонтов, переездов, внедрения новых систем.
• Планирование проектов административной инфраструктуры: сроки, бюджет, ресурсы, ответственные.
• Оценка и управление рисками в реализации административных проектов.
• Управление изменениями: преодоление сопротивления сотрудников при внедрении новых процессов и технологий.
• Подготовка отчётности перед руководством: KPI-отчётность, презентация результатов, обоснование инициатив.

Методы обучения:

• Теоретические лекции с примерами из практики.
• Разбор реальных кейсов и ситуаций.
• Практические задания по теме курса.