Профессиональный секретарь: персональный ассистент - личный помощник руководителя

В рамках курса слушатели получат полную информацию по вопросам организации работы с документами, актуальным требованиям по составлению и оформлению управленческих документов, административной поддержки руководителя, административно-хозяйственного обслуживания организации.

Для кого предназначен

Руководителей секретариата, помощников руководителей, офис-менеджеров, менеджеров административно-хозяйственных подразделений, персональных ассистентов, секретарей.

Цель обучения

Передать комплекс знаний, необходимых современному секретарю, персональному ассистенту в профессиональной работе, научить ведению конфиденциального делопроизводства, изучить нормы и правила делового этикета, способы создания и поддержания благоприятного имиджа своей компании.

Результат обучения

В результате обучения участники курса:

• приобретут комплекс знаний, необходимый современному ассистенту топ-менеджера крупной компании в профессиональной работе;
• повысят уровень своих профессиональных компетенций современного ассистента руководителя крупной компании;
• получат практические навыки по ведению конфиденциального делопроизводства;
• освоят особенности делового этикета и психологические основы работы с руководителем и сотрудниками при организации деловых встреч и совещаний;
• получат практические навыки по организации деловых встреч и протокольных мероприятий;
• познакомятся с методиками построения эффективной системы планирования рабочего дня топ-менеджера крупной компании;
• научатся применять изученные методики ассистентского обслуживания на практике;
• повысят свой профессиональный уровень подготовки.

Программа обучения

День 1.

Профессиональный секретарь, помощник руководителя, персональный ассистент: профессиональные компетенции, управленческие навыки, направления развития.

• Профессиональный секретарь, помощник руководителя, персональный ассистент: основные задачи, должностные функции и компетенции. Необходимые профессиональные знания, умения и навыки.
• Место профессионального секретаря, помощника руководителя, персонального ассистента в структуре управления организации. Построение эффективной работы секретариата. Способы повышения значимости секретариата в системе управления организацией. Основные правила четкой и слаженной работы секретариата по всем направлениям. Методы и критерии оценки деятельности.
• Социально-психологические аспекты работы профессионального секретаря, помощника руководителя, персонального ассистента.
• Профилактика профессионального выгорания. Пути профессионального и карьерного роста.

День 2.

Требования профессиональных стандартов «Специалист административно-хозяйственной деятельности»; «Специалист по управлению документацией организации»; «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».

Управление документацией. Правила подготовки оформления управленческой документации, нормативно-методические документы по организации и ведению делопроизводства.

• Федеральные нормативные акты РФ.
• Ведомственные нормативные акты и инструкции.
• Локальные нормативные акты организации.
• Понятие, состав и реквизиты документов по ГОСТ 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
• Требования к бланкам документов.
• Состав и виды документов (организационные, распорядительные, информационно-справочные, договорные документы).

Эффективная деловая переписка.

• Классификация писем. Структура и композиционное построение письма. Основные и вспомогательные элементы письма.
• Шаблоны оформления различных видов писем. Административная, коммерческая, судебная переписка. Особенности переписки с государственными органами власти и управления.
• Психологические приемы воздействия в деловой переписке.
• Бизнес-этикет электронных сообщений. Внутрикорпоративная переписка, использование внутреннего портала для коммуникаций.

Управление документацией. Построение документооборота организации.

• Принципы организации построения документооборота. Внутрикорпоративный и внешний документооборот.
• Проектирование движения документопотоков. Оптимизация схем движения документов.
• Централизованная и децентрализованная обработка документов.
• Сравнение способов отправки исходящих документов. Оптимизация расходов на отправку документов.
• Построение электронного внутреннего документооборота.
• Организация исполнения документов. Сроки исполнения и контроль исполнения документов.
• Централизованный и децентрализованный контроль исполнения документов.
• Ответственность за исполнение документов и поручений. Разработка системы мотивации.

Конфиденциальность в работе профессионального секретаря, помощника руководителя, персонального ассистента.

• Защита конфиденциальной информации. Построение работы с конфиденциальной информацией. Особенности ведения специального делопроизводства.
• Место личных поручений в структуре работы руководителя секретариата. Расстановка приоритетов, работа с информацией. Коммуникации и делегирование личных поручений.
• Поведение профессионального секретаря, помощника руководителя, персонального ассистента при проверках.

День 3.

Административная поддержка руководителя.

• Информационное обеспечение деятельности руководителя. Подготовка планов, аналитических отчетов, презентаций.
• Использование современного программного обеспечения для повышения эффективности работы руководителя.
• Тайминг рабочего дня руководителя. Техники планирования, организация ведения календаря руководителя.
• Организация контроля исполнения поручений руководителя. Приоритетность исполнения и делегирование.
• Планирование и организация командировок руководителя. Подготовка деловых поездок. Заказ билетов и бронирование отелей. Предоставление отчетности по итогам командировок.

Административная поддержка деловых совещаний.

• Роль и функции совещаний в процессе управленческой деятельности. Классификация совещаний.
• Особенности проведения различных видов совещаний. Принципы эффективной организации совещаний.
• Обзор технических средств проведения совещаний.
• Организация оперативных совещаний руководителя. Формирование регламента. Приглашение участников. Подготовка и рассылка информационных материалов.
• Организация деловых встреч с партнерами. Чек-лист подготовки встречи. Особенности оформления протокола совещания с зарубежными партнерами.
• Организация встреч в рамках проведения выставок и конференций. Особенности неформальных встреч.
• Основы эффективного протоколирования. Виды протоколов. Требования при составлении и оформлении протоколов.
• Требования к формулировкам решений в протоколах.
• Основные правила выпуска протокола. Порядок согласования, подписания, рассылки.
• Оптимизация проведения совещаний. Обзор программных средств по автоматизации совещаний.

Организация жизнедеятельности и эксплуатации офиса.

• Сервисное обслуживание офиса. Офисное оборудование и расходные материалы. Выбор поставщиков и сервисных компаний.
• Сбор и обобщение заявок. Организация курьерской доставки. Особенности различных способов передачи отправлений.
• Планирование поездок. Составление графика использования автомобильного транспорта.

Коммуникативная компетентность офис-менеджера и администратора.

• Организация внешней (органы власти, партнеры) и внутренней (сотрудники офиса и филиалов) коммуникации.
• Этика и психология делового общения.

Телефонные коммуникации.

• Прием и распределение телефонных звонков руководителя; фиксация и передача сообщений.
• Особенности деловой коммуникации по телефону. Корпоративные формулы приветствия и представления.
• Техники телефонных переговоров с контрагентами и партнерами.

Организация эффективной работы приемной.

• Оформление приемной и организация рабочих мест секретарей и персональных ассистентов.
• Дизайн офиса и оформление кабинета руководителя.
• Профессиональный прием посетителей.
• Особенности приема командированных и делегаций.
• Основы делового гостеприимства: подача чая-кофе.

Организация деловых и специальных мероприятий (совещаний, переговоров, конференций).

• Подготовка информационно-справочных документов и помещения к мероприятию.
• Подготовка публичных выступлений руководителя.
• Документирование деловых мероприятий.
• Организация сервисного обслуживания: бизнес-ланча, фуршета. Организация культурной программы, выбор подарков.
• Организация поздравлений контрагентов, партнеров руководителя.

День 4.

Автоматизация документооборота и архива.

• Нормативное регулирование в области работы с электронными документами и системами электронного документооборота.
• Электронные документы. Особенности создания, подписания, учета, хранения электронных документов.
• Обзор и анализ современного российского рынка систем электронного документооборота и архива.
• Основные возможности и проблемы внедрения электронных систем.
• Выбор и порядок внедрения систем электронного документооборота и архива.
• Пути оптимизации работы в СЭД. Модернизация систем автоматизации документооборота и архива.
• Создание электронного архива. Форматы хранения электронных документов. Правила использования и уничтожения электронных документов.

Систематизация и хранение документов.

• Нормативное регулирование в области работы с архивными документами.
• Сроки хранения документов в соответствии с архивным законодательством.
• Экспертиза ценности документов. Создание и регламентация деятельности экспертной комиссии.
• Подготовка номенклатуры дел. Особенности формирования номенклатуры дел структурных подразделений.
• Формирование и оформление дел в делопроизводстве.
• Централизованное и децентрализованное оперативное хранение документов.
• Подготовка документов к архивному хранению. Полное оформление документов.
• Построение архива организации. Нормативное регулирование функционирования архива, требования к техническому оснащению.
• Документирование передачи дел в архив организации.
• Обзор средств организационной техники, используемой в архиве.
• Выбор способа уничтожения документов. Документирование процесса уничтожения документов.
• Административная ответственность за нарушения действующего законодательства по архивному делу.
• Построение информационно-справочной работы по архивным документам.
• Аутсорсинг архива. Преимущества и риски. Порядок построения работы с архивными документами, переданными на внеофисное хранение.