Управление службой ДОУ

Программа Русской Школы Управления предлагает важные и необходимые в управлении службой ДОУ знания, которые помогут усовершенствовать профессиональные навыки и повысить личную эффективность. На лекциях участники ознакомятся с правилами оформления основных видов организационно-распорядительных документов, рассмотрят направления функционирования офиса, изучат принципы организации рабочего пространства и направления развития продуктивности. Наши эксперты подробно расскажут про особенности конфиденциального делопроизводства, объяснят, как провести экспертизу ценности документов, каковы преимущества и риски электронного документооборота, какие нормативно-правовые акты регламентируют работу с архивными документами, в чем преимущество электронного архива.

Программа обучения

5 дней очного обучения 09:00 - 16:15

УПРАВЛЕНИЕ  БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

• Направления функционирования офиса:
  • Организационно-административная деятельность (коммуникационная, распорядительная, координационная), осуществляемая руководителем;
  • Аналитико-административная деятельность (подготовка принятия решений), которая осуществляется специалистами;
  • Информационно-техническая деятельность (включает документационные, учетные, счетные, вычислительные и коммуникационные операции), кото-рая выполняется техническими исполнителями, канцелярскими работниками и секретарями.
• Бережливый офис
  • Краткая история развития концепции бережливого предприятия
  • Офисные ценности, поток создания ценности в офисной работе
  • Потери. Как повысить производительность труда и оптимизировать офисные процессы
  • Организация рабочего пространства. Правила эргономики
  • Как создать управляемую среду офисной деятельности
  • Визуализация задач

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

• Функции ДОУ на предприятии. Организационно-информационное обеспечение деятельности руководителя.
• Формы и типовые организационные структуры ДОУ
• Документирование. Понятие о документах, способах документирования, носителях информации и функциях документа.
• Признаки и структура документа.
• Классификация документов.
• Документная лингвистика.
• Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации.
• Создание документов: правила составления и оформления. Формуляр-образец, реквизиты и бланки.
• Право подписи и доверенности.
• Практикум : Создание бланка документа (проекта документа).
• Организационно-распорядительные документы. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов
  • Организационно-правовые документы
  • Распорядительные документы
  • Справочно-информационные документы.
• Специальная документация
  • Кадровая документация.
  • Научно-техническая документация
  • Финансовая документация
  • Договорная документация
• Конфиденциальное делопроизводство
• Носители информации: бумажные, электронные.
• Электронная подпись.
• Информационные системы.
• Использование, хранение и уничтожение документов.
• Правовое регулирование работы с документами.

ДОКУМЕНТООБОРОТ В СТРУКТУРЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

• Основные принципы организации делопроизводства и документооборота
• Внутренний документооборот организации и документооборот между организациями.
• Прием, рассмотрения и регистрации документов
  • Прием поступающих документов, организация доставки документов
  • Организация рассмотрения документов
  • Регистрация документов
• Информационно-справочная работа
• Сроки и контроль исполнения документов
• Организация отправки исходящих документов.
• Документопотоки.
• Организация оперативного хранения документов
• Требования к организации хранения исполненных документов в делопроизводстве. Номенклатура дел
• Требования к формированию дел в делопроизводстве
• Практикум : Составление номенклатуры дел.
• Экспертиза ценности документов
• Подготовка дел к архивному хранению
• Основные понятия об архивном хранении
• Организация работы с документами, имеющими грифы ограничения доступа.
• Уничтожение документов.
• Практикум : Оформление актов о выделении дел документального фонда на уничтожение.
• Электронный документооборот. Преимущества и риски.
• Варианты смешанного документооборота. Принципы оптимального соотношения.

СОВРЕМЕННЫЙ АРХИВ КОМПАНИИ

• Правовое регулирование сохранности документов на предприятии.
• Виды и подчиненность архивов. Архив в организационной структуре предприятия.
• Основные задачи, направления деятельности и функции архива.
• Нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с архивными документами. Основные правила работы архивов организаций.
• Сроки хранения документов. Типы и виды перечней хранения.
• Экспертиза ценности документов для архивного хранения:
  • Критерии ценности документов
  • Экспертная комиссия
  • Рабочие документы экспертизы.
• Практикум : Составление проекта приказа об организации экспертной комиссии.
• Номенклатура дел организации в работе архива:
  • Порядок разработки, утверждения, ведения и внесения изменений
  • Индексация дел
  • Требование к формированию дел для архивного хранения.
• Процедура передачи документов на хранение в архив организации.
• Порядок уничтожения документов с различными сроками хранения:
  • Последовательность и документирование процедуры уничтожения дел.
  • Последовательность согласования акта об уничтожении дел.
  • Особенности уничтожения конфиденциальных документов.
  • Способы уничтожения документов.
• Практикум : Выбор способа уничтожения документов. Составление акта об уничтожении дел архивного фонда.
• Требования к помещениям по обеспечению сохранности документов.
• Правила работы с архивным фондом:
  • Проверка наличия и состояния архивных дел.
  • Розыск отсутствующих документов.
  • Правила выдачи и документов из архива
  • Правила изъятия документов из архива
  • Использование документов архива: оформление и выдача архивных справок, копий, выписок, информационных писем и др.
• Практикум : Оформление архивной справки.
• Электронный архив: возможности и ограничения.
• Взаимодействие архива организации с контролирующими органами.
• Аутсорсинг архива: достоинства и недостатки
• Смешанные варианты хранения документов.

ЭЛЕКТРОННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

• Электронный документооборот. Преимущества и риски. 
• Нормативное регулирование применения электронного документа и электронной подписи.
• Этапы внедрения электронного документооборота.
• Практикум: Проектирование плана внедрения системы электронного документооборота. 
• Особенности организации работы с электронными документами, подписанными электронной подписью.
• Использование систем электронного документооборота для контроля бизнес-процессов работы с документами и подготовки аналитических отчетов.
• Электронный архив: возможности и ограничения. 
• Современные средства автоматизации работы архивов организаций. Обзор систем электронного архива и систем автоматизации бумажного архива.
• Организация проекта создания электронного архива
• Правила хранения, использования и уничтожения электронных документов
• Архивное хранение электронных документов.
• Обеспечение надёжной и долговременной сохранности документов в электронном виде. Форматы хранения.

ПРОДУКТИВНОСТЬ. РАЗВИТИЕ ПОЛЕЗНЫХ  НАВЫКОВ И ПРИВЫЧЕК

• Что такое продуктивность: определение, выгоды от повышения продуктивности, цели в области продуктивности
• Что снижает продуктивность: лень, прокрастинация, слабое здоровье и нехватка энергии, стресс и эмоциональное выгорание, неясность целей, недостаток контроля
• Три направления развития продуктивности
• Здоровье и энергия: тело (спорт, питание, отдых), разум (осознанность, медитация, эссенциализм, опора на собственные ценности)
• Профессиональные навыки: анализ структуры и перспективности , инструмент: «Колесо Профессионального Развития»
• Привычки: развитие полезных, избавление от мешающих
• Вдохновение и мотивация: что мотивирует, что демотивирует, «Волшебный пендель»
• Фокусировка: концентрация на приоритетном, отказ от второстепенного, присутствие в настоящем моменте
• Реализация: дисциплина и сила воли, простой и чёткий План, теория малых шагов, оценка прогресса, график роста