Управление административной службой

Программа Русской Школы Управления предлагает важные и необходимые в управлении административной службой знания, которые помогут усовершенствовать профессиональные навыки и повысить личную эффективность. На лекциях участники ознакомятся с правилами оформления основных видов организационно-распорядительных документов, рассмотрят направления функционирования офиса, изучат принципы организации рабочего пространства. Наши эксперты подробно расскажут про особенности планирования бюджетов, объяснят методику проведения анализа основных направлений получения доходов и сокращения затрат АХО, помогут освоить техники развития продуктивности.

Программа

Бережливый офис. Бюджет административной службы

• Понятие «бережливый офис»
• Офисные ценности, поток создания ценности в офисной работе
• Потери. Как повысить производительность труда
• Оптимизация офисных процессов
• «Фильтрация».Защита от нежелательных посетителей и телефонных звонков
• Организация рабочего пространства. Правила эргономики
• Планирование рабочего дня руководителя и собственного
• Деловое взаимодействие с руководителем
• Понимание задач, стоящих перед руководителем
• Приоритетность выполнения поручений
• Основные деловые и личные качества помощника руководителя
• Лояльность и конфиденциальность в работе помощника руководителя
• Трудные ситуации в общении с коллегами и возможности их решения. Формы вежливого отказа
• Специфика донесения негативной информации
• Умение правильно строить отношения. Правила прочных и конструктивных отношений в офисе. Выполнение деликатных поручений
• Уверенное и эффективное взаимодействие с коллегами ,руководителем ,деловыми партнерами , клиентами. Общение с родственниками руководителя
• Принципы планирования деятельности АХО
  • Планирование бюджетов, работ, мероприятий ежемесячно, поквартально, с горизонтом один год
  • Критерии исполнения работ
• Принципы бюджетирования АХО
  • Анализ основных направлений получения доходов и сокращения затрат АХО
  • Правила проведения план – факт анализа. Связь между бюджетированием и системой мотивации АХО
• Работа с поставщиками. Организация офисных поставок
  • Организация взаимодействия АХО с внешними и внутренними потребителями.
  • Работа с поставщиками и подрядчиками
  • Организация регулярных закупок (канцелярские принадлежности, хозяйственные средства и проч.) и периодических закупок (мебель, оргтехника и т. д.). Организация тендерных закупокКритерии поиска и выбора поставщиков. Принципы переговорного процесса. Варианты ведения переговоров
  • Принципы управления запасами

Документационное обеспечение управления. Деловой протокол

• Функции ДОУ на предприятии. Организационно-информационное обеспечение деятельности руководителя.
• Формы и типовые организационные структуры ДОУ
• Документирование. Понятие о документах, способах документирования, носителях информации и функциях документа.
• Признаки и структура документа.
• Классификация документов.
• Документная лингвистика.
• Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации.
• Создание документов: правила составления и оформления. Формуляр-образец, реквизиты и бланки.
• Право подписи и доверенности.
• Практикум: Создание бланка документа (проекта документа).
• Организационно-распорядительные документы. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов
  • Организационно-правовые документы
  • Распорядительные документы
  • Информационно-справочные документы.
• Специальная документация
  • Кадровая документация.
  • Научно-техническая документация
  • Финансовая документация
  • Договорная документация
• Конфиденциальное делопроизводство
• Носители информации: бумажные, электронные.
• Электронная подпись.
• Информационные системы.
• Использование, хранение и уничтожение документов.
• Правовое регулирование работы с документами.
• Организация деловых встреч и переговоров. Цели и задачи мероприятий.
• Виды и формате мероприятий. Работа со СМИ.
• Протокольные мероприятия: приемы, визиты, презентации, конференции, совещания.
• Планирование, организация и подготовка деловых встреч.
• Особенности делового общения с иностранными партнерами.
• Составление программы пребывания. Культурные мероприятия в программе. Деловые аксессуары и подарки.
• Выбор помещения и оформление стола для переговоров и деловых встреч.
• Дресс-код для официальных мероприятий.

Документооборот в структуре документационного обеспечения управления. Современный архив

• Основные принципы организации делопроизводства и документооборота
• Документопотоки
• Внутренний документооборот организации и документооборот между организациями.
  • Прием, рассмотрения и регистрации документов
  • Прием поступающих документов, организация доставки документов
  • Регистрация документов
  • Организация рассмотрения документов
• Информационно-справочная работа
• Сроки и контроль исполнения документов
• Организация отправки исходящих документов.
• Организация оперативного хранения документов
• Требования к организации хранения исполненных документов в делопроизводстве. Номенклатура дел
• Требования к формированию дел в делопроизводстве
• Практикум: Составление классификаторов и номенклатуры дел.
• Экспертиза ценности документов
• Подготовка дел к архивному хранению
• Организация работы с документами, имеющими грифы ограничения доступа.
• Уничтожение документов.
• Электронный документооборот. Преимущества и риски.
• Варианты смешанного документооборота. Принципы оптимального соотношения.
• Правовое регулирование сохранности документов.
• Архив в организационной структуре предприятия. Основные задачи, направления деятельности и функции архива.
• Нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с архивными документами.
• Сроки хранения документов. Типы и виды перечней хранения.
• Процедура передачи документов на хранение в архив организации.
• Порядок уничтожения документов с различными сроками хранения:
• Требования к помещениям по обеспечению сохранности документов.
• Правила работы с архивным фондом:
• Практикум: Оформление архивной справки.
• Электронный архив: возможности и ограничения.
• Взаимодействие архива организации с контролирующими органами.
• Аутсорсинг архива: достоинства и недостатки
• Смешанные варианты хранения документов.