Руководитель секретариата

Личная эффективность

• Уровни развития организационного  мышления
• Путь от  специалиста к руководителю
• Стратегия личностного и профессионального роста
• Кризисы в профессиональной деятельности
• Личностные компетенции
• Ключевые навыки высокоэффективных людей
• Восприятие изменений.  Реакция на неудачу. Самооценка
• Мотивационно - ценностный профиль личности
• Ассертивность как компетенция
• 5 стратегий разрешения конфликтных ситуаций
• Влияние в переговорах
• Харизма и эмоциональное лидерство
• Управление командой. Командные ценности
• Структура ролей в команде. Постановка целей

Коммуникации в работе помощника руководителя (секретаря)

• Коммуникация как часть системы
• Цикл управления организацией: планирование, организация, контроль
• Роль помощника руководителя в обеспечении связи между ключевыми функциями
• Виды коммуникаций: межличностная, аппаратная, вертикальная, горизонтальная
• Информация как вид власти – как помощнику руководителя грамотно передавать сообщения
• Каналы коммуникации
• Невербальная коммуникация: внешний вид помощника руководителя
  
  • Дресс-код
  • Общие правила встречи гостей
  • Оформление рабочего пространства приёмной и переговорных комнат
• Голос в работе секретаря
  
  • Настройка голоса в начале рабочего дня
  • Алгоритм ответов по телефону
  • Специфика передачи информации по телефону
• Вербальный канал коммуникации
  
  • Логика передаваемой информации. Правила запоминания. Как не упустить самое существенное
  • Приёмы и техники для структурирования передаваемой информации: нисходящая и восходящая аргументация, правило Сократа
• Организация процесса передачи информации
• Расстановка приоритетов передаваемой информации. Матрица Эйзенхауэра в работе помощника руководителя
• Грамотное планирование рабочего времени – как успевать выполнять поручения
• Способы фиксации заданий – как не забывать существенное
• Оформление письменной информации
• Основные правила деловой переписки
• Корректные ответы на корреспонденцию (по просьбе руководителя)
• Основные ошибки секретаря при общении по электронной почте. Способы и техники исправления

Управленческий документооборот в современном офисе

• Функции службы делопроизводства
• Алгоритм документирования управленческих решений
• Оформление проектов документов
• Процедура согласования (визирования) документа
• Подписание документов. Утверждение документов. Делегирование права подписания (утверждения) документов (приказ о распределении полномочий, доверенность)
• Организация движения документов в процессе принятия и исполнения управленческих решений
• Сроки прохождения документов
• Контроль исполнения документов (поручений). Сроки исполнения документов (типовые, индивидуальные)
• Организация работы с исполненными документами
• Систематизация документов и организация их хранения
• Номенклатура дел организации. Порядок разработки, утверждения и введения в действие
• Определение сроков хранения документов
• Практикум: Составление номенклатуры дел
• Порядок передачи документов на архивное хранение
• Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения
• Практикум: Оформление актов о выделении дел на уничтжение, об уничтожении дел
• Административная ответственность за нарушение установленного порядка работы с документами

Бережливый офис

• Краткая история развития концепции бережливого предприятия
• Ценность, поток создания ценности в офисной работе
• Потери. Как повысить производительность труда
• Оптимизация офисных процессов
• Организация рабочего пространства
• Визуализация задач

Современный архив: нормативно-методическая база, организация работы

• Место архива в организационной структуре предприятия. Положение об архиве организации, основные задачи, направления деятельности и функции архива
• Нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с архивными документами. Основные правила работы архивов организаций
• Номенклатура дел организации и номенклатуры дел структурных подразделений организации: порядок разработки, утверждения, ведения и внесения изменений
• Формы номенклатуры дел. Особенности составления номенклатуры дел с нуля и доработка уже имеющейся номенклатуры
• Индексация дел и сроки их хранения. Структура перечней. Порядок определения хранения дел по перечню. Сроки хранения электронных документов
• Критерии ценности документов. Создание и организация работы экспертной комиссии по определению ценности документов. Оформление результатов проведения экспертизы
• Оформление и описание дел. Особенности оформления обложки дела в организациях различных форм собственности. Составления листа-заверения. Составление внутренней описи дела. Особенности формирования и оформления личных дел
• Процедура передачи документов на хранение в архив организации
• Документирование процедуры уничтожения документов с истекшими сроками хранения
• Порядок уничтожения документов с различными сроками хранения. Особенности уничтожения конфиденциальных документов. Составление акта об уничтожении дел
• Требования по обеспечению сохранности документов
• Проверка наличия и состояния архивных дел
• Правила выдачи документов из архива
• Правила изъятия документов из архива
• Использование документов архива: правила оформления и порядок выдачи архивных справок, копий, выписок, информационных писем и других документов по различным вопросам
• Организация и создание электронного архива
• Аутсорсинг архива: достоинства и недостатки

Целеполагание

• Мечты, цели и задачи. В чем разница
• Что такое цель в формате результата. Анализ постановки цели в формате получения наилучшего результата. Как прояснение конечного результата, достижения, влияет на создание цели
• Практикум: Упражнение на правильную постановку цели
• Ценности. Определение своих ценностей, выгод, смыслов при постановке целей в бизнесе, текущей деятельности, должности
• Упражнение: Определение важности цели
• Кейс: Колесо ценностей - мотивация достижения целей
• Формулировка целей по методу SMART
• Кейс: Что изволите, то и получите
• Принцип экологичности цели по отношению к другим целям. Почему это важно
• Кейс: Проверка цели на экологичность
• Кейс: Как ставить цели подчиненным. Работа в парах для закрепления навыка
• Техника чемпионов. Визуализация цели и подстройка к будущему результату
• Практикум: Отработка в парах техники визуализации целей