Повышение эффективности работы службы документационного обеспечения управления

Участники курса получат не только обзор нормативной документации, но и подробно разберут все аспекты работы службы документационного обеспечения. Научатся разрабатывать локальные нормативные акты и регламенты компании, документы различного характера, получат навыки архивного дела и узнают об особенностях электронного документооборота и архивирования.

Для кого предназначен

Руководителей отдела документационного обеспечения управления, канцелярии, секретариата, архива, помощников руководителей, референтов, персональных ассистентов, офис-менеджеров, делопроизводителей, документоведов и архивариусов.

Цели семинара/курса

• совершенствование профессиональных навыков участников курса в оптимизации методов документооборота;
• повышение личной эффективности участников курса;
• ознакомление участников курса с особенностями анализа системы документационного обеспечения управления;
• получение практических навыков участниками курса по подготовке необходимых документов: актов, писем и служебных записок;
• получение практических навыков участниками курса по повышению производительности труда за счет оптимизации документооборота.

Особенности программы

В результате обучения участники курса приобретут практические навыки:

• повышения эффективности в организации работы службы документационного обеспечения управления делопроизводства и документооборота в компании в рамках современных требований;
• в организации внутреннего документооборота организации и документооборота между организациями;
• в организации приема, рассмотрения и регистрации документов;
• в организации сроков и контроля исполнения документов;
• в организации процессов в компании - документопотоки;
• в организации оперативного хранения документов;
• в организации составления и ведения номенклатуры дел;
• в подготовке дел к архивному хранению;
• по оформлению актов о выделении дел документального фонда на уничтожение;
• по организации смешанного документооборота в компании.

Программа

День 1.

Организация и перспективы развития службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Цели, задачи и функции службы. Взаимодействие с другими структурными подразделениями.

Обеспечение информационных связей в организации. Схемы документационно-информационного взаимодействия внутри организации. Вертикальные и горизонтальные потоки. Роль службы ДОУ в управления документацией и бизнес-процессами.

Положение о службе документационного обеспечения управления, нормативно-методическое обоснование. Структура, штатное расписание, должностной и численный состав службы ДОУ. Нормативы времени на выполнение работ. Задачи и функции подразделений службы ДОУ. Организация взаимодействия между отделами и сотрудниками. Должностной статус специалиста службы ДОУ в структуре организации.

Задачи и функции руководителя службы ДОУ. Распределение должностных обязанностей между сотрудниками. Составление должностных инструкций. Делегирование полномочий. Разработка нормативно-методических документов и положений о структурных подразделениях.

Государственное регулирование системы ДОУ. Нормативно-методические документы по организации делопроизводства. Изменения законодательства.

Эффективность документационного обеспечения управления, показатели эффективности деятельности служб ДОУ (KPI). Общие характеристики показателей оценки деятельности в аспекте организационного развития. Показатели эффективности деятельности - KPI. Организационная и информационная функции системы управления документами. Служба ДОУ - центр компетенции в области управления документами.

Практика написания локальных нормативных документов организации, регламентирующих документооборот: алгоритм, оформление, утверждение, трансляция, внедрение, контроль соблюдения. Юридические аспекты оформления организационно-распорядительных документов.

Документационное обеспечение совещаний и иных мероприятий, проводимых на предприятии и организуемых вне предприятия.

День 2.

Конфиденциальное делопроизводство и коммерческая тайна. Организация работы с конфиденциальными документами.

Документооборот организации и его составляющие.

• Документооборот, как элемент процессного управления в организации. Бизнес-процессы: управляющие и обеспечивающие
• Организация системы контроля и управление исполнительской дисциплиной
• Создание специальных систем управления документами, интегрированных с управленческими процессами. Схемы документооборота. Внутренний и внешний документооборот. Схемы и технологии работы с документами

Контроль исполнения документов и поручений. Работа специалистов службы ДОУ с ответственными исполнителями в структурных подразделениях. Этапы контроля исполнения документов: текущий, промежуточный, итоговый контроль. Составление отчета по контролю исполнения документов.

Организация хранения документов. Ведомственный архив. Нормативно-правовая база по архивному хранению документов. Номенклатура дел организации. Общие принципы формирования дел. Экспертная комиссия организации. Типовые и ведомственные перечни документов, их структура и значение. Архивное хранение документов.

Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

День 3.

Системы управления электронными документами: рынок, анализ и выбор.

• Система электронного документооборота - основа корпоративной информационной системы организации. Основные требования к средствам и системам электронного документооборота
• Предназначение, возможности и основные характеристики систем электронного документооборота. Дело, Docs Vision, Кодекс – Документооборот, ГранДок, ЕВФРАТ – Документооборот, LanDocs, БОСС-Референт, 1 С: Документооброт, Globus Professional, Оптима, Directum, DOCUMETR, Канцлер, Documentum, Open Text, Alfresco и др.. Оценка предложений с позиции бизнес-пользователей. Принципы выбора системы электронного документооборота для предприятий
• Практические вопросы внедрения и сопровождения систем электронного делопроизводства. Проблемы и решения
• Организация юридически значимого документооборота в организации. Электронно-цифровая подпись и подтверждение подлинности документов
• Практические примеры использования электронных систем. Технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Работа с проектами документов, составление отчетов, архивное хранение документов

Материально-техническое обеспечение работы служб ДОУ. Оборудование для складирования и хранения документов. Оборудование помещений средствами защиты и контроля.

Организация эффективной работы службы ДОУ. Основные направления работы руководителя: планирование, управление, контроль. Стили управления: лидерство или руководство. Контроль в процессе управления. Организация командного взаимодействия. Психологические аспекты руководства коллективом. Мотивация производственной активности работников. Особенности и сложности делового взаимодействия. Конфликтные ситуации и их профилактика. Саморегуляция в конфликтных ситуациях. Профилактика «профессионального выгорания».

Знакомство с работой службы, обеспечивающей делопроизводство, прием, учет и архивное хранение документов.

Для участников предусмотрено

Методический материал, обеды, кофе-паузы.

Экскурсионная программа по Санкт-Петербургу как необязательная часть.

Документ по окончании обучения

По итогам обучения слушатели, успешно прошедшие итоговую аттестацию по программе обучения, получают Удостоверение о повышении квалификации в объеме 24 часов (в соответствии с лицензией на право ведения образовательной деятельности, выданной Департаментом образования и науки города Москвы).

Информация для иногородних клиентов

Иногородним клиентам оказывается помощь в бронировании гостиницы на период прохождения обучения.

Это мероприятие можно заказать в корпоративном формате (обучение сотрудников одной компании).