Ключевые компетенции секретаря и помощника руководителя

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ

• Планирование рабочего дня руководителя
• Деловое взаимодействие с руководителем
• Понимание задач, стоящих перед руководителем, приоритетность выполнения поручений
• Трудные ситуации в общении с коллегами и возможности их решения. Формы вежливого отказа
• Специфика донесения негативной информации
• Умение правильно строить отношения. Правила прочных и конструктивных отношений в офисе. Выполнение деликатных поручений
• Уверенное и эффективное взаимодействие с коллегами, руководителем, деловыми партнерами, клиентами. Общение с родственниками руководителя

УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ

• Цели и Ранжирование задач по приоритетам
• Цели Тайм-менеджмента
• Ключевые рабочие цели каждого участника
• Как определить приоритеты в делах
• Метод «АВС»
• Метод «Матрица Эйзенхауэра»
• Организация рабочего времени
• Принципы концентрации на главных задачах
• Правило Парето
• Как присутствовать в настоящем моменте
• Основы продуктивности
• Причины непродуктивности и прокрастинации
• Методы повышения продуктивности
• Инструменты планирования рабочего времени
• Горизонты планирования
• Принцип 10/90
• 7 шагов Недельного планирования
• Принцип 60/20/20
• Группировка схожих задач
• Планирование на день по «Альпен» методу
• «Кайросы» и «Хроносы» - потенциал для эффективности
• Планирование «Жёстких» и «Гибких» задач
• «Слоны», «Бифштексы» и «Лягушки» - планирование сложных и нелюбимых дел
• Ситуационное планирование
• Использование программного обеспечения как инструмента тайм-менеджмента
• Основные похитители времени
• Причины отвлечений
• Основные похитители времени
• Где найти время
• Методы оценки затрат времени
• Хронометраж
• Метод аналогий
• Нормирование труда
• Описание бизнес процессов

КОММУНИКАЦИИ В РАБОТЕ ПОМОЩНИКА РУКОВОДИТЕЛЯ

• Деловое общение. Участники
  • Особенности каналов общения: личная встреча, телефонное общение, деловая переписка. Барьеры общения.
  • Подготовка делового контакта. Что полезно знать о партнере по общению.
• Профессиональные телефонные коммуникации
  • Корпоративные стандарты профессионального телефонного общения. Особенности делового телефонного разговора. Телефонный этикет. Подготовка телефонного разговора.
  • Проблемные разговоры по телефону. Недочеты в телефонном общении, отрицательно влияющие на имидж компании. Этикет мобильной связи
  • Виды обращений, заключительные слова. Как избежать небрежности и формальности. Учет официального статуса, специфики бизнеса адресата в телефонном общении.
  • Приемы эффективной подачи информации. Алгоритм предоставления информации о товарах и/или услугах компании. Техники аргументации. Приемы корректного завершения беседы.
• Деловые письма. Письменные коммуникации
  • Деловая переписка как способ корпоративной коммуникации. Стиль и структура делового письма. Виды деловых писем.
  • Кодекс деловой переписки. Шаблоны и стандарты оформления. Особенности языка деловой корпоративной переписки. Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции. Внутрикорпоративная переписка
  • Психологические приемы воздействия в деловой переписке. Психология восприятия письменного обращения, как произвести нужное впечатление, привлечь и удержать внимание адресата
  • Особенности деловой переписки с зарубежными партнерами. Стандарты и клише международной корреспонденции. Бизнес-этикет письменных коммуникаций.

УПРАВЛЕНИЕ КОНФЛИКТАМИ

• Понятие конфликта. Причины возникновения конфликта
• Структура и техники анализа конфликтной ситуации
• Позиции и интересы в конфликте
• «Конфликт без конфликта» («пустой» конфликт) и способы его обнаружения
• Типы конфликтов
• Динамика развития конфликта, или «кривая» интересов
• Способы диагностики конфликтной ситуации и конфликтного поведения
• Технология конструктивного поведения в конфликте (вербальные и невербальные характеристики).
• Этапы разрешения конфликта
• Работа со скрытыми и неосознанными конфликтами
• Приемы убеждения и влияния в конфликте
• Приемы конструктивной критики при разрешении конфликтных ситуаций
• Техники адекватного выражения собственных негативных эмоций. Эффективная саморегуляция в конфликте
• Профилактика конфликтов в общении