Претензионная работа: психологические аспекты

По окончании выдается именной сертификат. При желании получить Удостоверение о получении квалификации или сертификат на английском языке свяжитесь с менеджером Бизнес-школы ITC Group (оплачивается дополнительно)

Рекомендуем пройти курсы:

• Юрист по претензионно-исковой работе (3 дня)
• Претензионно-исковая работа: правовые аспекты (2 дня)

Актуальность темы:

В условиях цифровизации и роста конкуренции инцидент с клиентом или партнером может стать публичным и влиять на репутацию бренда. Эффективное управление претензиями — это не статья расходов, а инвестиция в лояльность, позволяющая минимизировать отток клиентов, снижать операционные риски и трансформировать негативный опыт в возможности для улучшения бизнес-процессов.

Для кого:

Специалисты и руководители отделов продаж, закупок, клиентского сервиса, логистики, управления цепочками поставок, а также все сотрудники, чья деятельность связана с коммуникацией с внешними контрагентами и разрешением конфликтных ситуаций.

Цель курса:

Сформировать у участников устойчивые практические компетенции управления претензиями как бизнес-процессом, превращая конфликтные ситуации в инструмент роста клиентской лояльности и оптимизации работы компании.

Участники обучения узнают:

• Пошаговый алгоритм действий от момента получения жалобы до ее полного разрешения.
• Психологические приемы быстрого снижения эмоционального напряжения у клиента и у себя.
• Техники проведения трудных переговоров с клиентами и партнерами для поиска взаимовыгодных решений.
• Инструменты анализа потока претензий для выявления и устранения системных сбоев в компании.

ПРОГРАММА

1. Претензионная работа как стратегический элемент управления репутацией

• Основные типы претензий: финансовые, качественные, логистические, сервисные и репутационные.
• Прямая связь между качеством работы с жалобами и ключевыми метриками: удержанием клиентов и прибылью.
• Разбор кейса, где грамотный ответ на претензию привел к росту лояльности и увеличению среднего чека.
• Основные причины недовольства клиентов: сбой процесса, неоправданные ожидания, человеческий фактор.
• Стратегическая цель: превратить недовольного клиента в адвоката бренда.
• Философия «клиент всегда прав» в практическом ключе: когда уступать, а когда твердо стоять на своем.
• Роль претензионной работы в создании бесшовного клиентского опыта (Customer Journey).

2. Психология первой минуты: как взять конфликт под контроль

• Техника «Трех „Да“» для установления психологического контакта с возмущенным собеседником.
• Модель «Слушать — Слышать — Действовать» как основа профессионального реагирования.
• Управление собственным эмоциональным фоном: техника «эмоциональной дистанции».
• Распознавание истинной потребности клиента за гневом, раздражением или апатией.
• Отработка вербальных и невербальных сигналов, демонстрирующих вовлеченность и уважение.
• Типичные ошибки в первые 60 секунд разговора, которые нагнетают конфликт.

3. Четкий алгоритм работы с входящей претензией: от паники к системе

• Универсальный скрипт первичного приема претензии по телефону, в чате и при личной встрече.
• Шаблон оперативной фиксации фактов: что спросить, чтобы сразу получить полную картину.
• Система приоритизации: как быстро определить срочность и потенциальные риски инцидента.
• Эффективная постановка задачи внутренним службам, чтобы получить нужные данные быстро.
• Формирование и обещание клиенту реалистичного и измеримого плана действий.

4. Внутреннее расследование: поиск причины, а не виновного

• Техника «Колесо процесса» для визуального выявления слабого звена в цепочке.
• Проведение конструктивных внутренних бесед с коллегами из других отделов без обвинений.
• Разграничение системной ошибки, человеческого фактора и форс-мажора.
• Подготовка краткого и понятного резюме ситуации для принятия решения.
• Стратегия коммуникации внутренних выводов клиенту: что говорить, а что оставить за кадром.

5. Типология и диагностика причин возникновения возражений

• Классификация возражений по этапам клиентского пути.
• Различие между истинными и ложными, скрытыми и открытыми возражениями.
• Методы выявления действительных причин недовольства клиента.
• Анализ внутренних и внешних факторов, приводящих к жалобам.
• Работа с возражениями, связанными с ценой и качеством услуг.
• Фиксация и систематизация типичных возражений для анализа.

6. Работа с партнерами и поставщиками: от конфронтации к кооперации. Алгоритмы обработки клиентских возражений

• Техника «Сэндвич с начинкой» для подачи решения: союз → предложение → выгода.
• Классическая модель работы с возражением признание-согласие-контраргумент.
• Метод сглаживания и перевода разговора в необходимое русло.
• Техника условного согласия и переноса акцентов на преимущества.
• Использование метода сравнения для нивелирования негатива.
• Алгоритм работы с возражением через уточнение и приведение примеров.
• Практическое применение комбинированных техник в зависимости от контекста.
• Техника «совместного решения проблемы» для переговоров с ключевыми партнерами.
• Разработка взаимовыгодных вариантов разрешения спора (win-win).
• Тактики ведения переговоров с «трудными» партнерами в цепочке поставок.
• Проведение сложных разговоров о несоответствии качества или сроков.
• Стратегия повышения предложения: от минимальной компенсации к оптимальной.
• Фиксация соглашения и превращение его в новый позитивный опыт для клиента.

7. Психологические аспекты работы с конфликтными ситуациями

• Стадии развития конфликта и соответствующие модели поведения.
• Техники безопасного присоединения к эмоциональному состоянию клиента.
• Способы снижения эмоционального накала и деэскалации напряжения.
• Управление собственным психологическим состоянием и профилактика выгорания.
• Принципы ассертивного поведения в условиях давления и агрессии.
• Выработка эмоциональной устойчивости и профессиональной беспристрастности.

8. Проактивная работа с возражениями, профилактика жалоб и претензий

• Выявление потенциальных зон риска и точек недовольства клиентов.
• Техники предвосхищения типичных возражений.
• Информирование клиента о возможных сложностях заранее.
• Повышение прозрачности процессов и ясности коммуникации.
• Создание системы обратной связи для постоянного улучшения сервиса.
• Внедрение практики регулярного информирования о статусах и изменениях.

9. Написание сильных ответов на претензию, возражение, жалобу: текст, который решает проблему

• Структура идеального письменного ответа на претензию: обязательные блоки.
• Эмоциональный тон письма: как выразить сопереживание, оставаясь профессиональным.
• Работа со случаями мотивированного отказа: как сказать «нет», чтобы сохранить отношения.
• Использование психолингвистики: слова-маркеры, которые успокаивают и убеждают.
• Шаблоны писем для типовых ситуаций и правила их персонализации.
• Окончательное закрытие инцидента и приглашение к дальнейшему сотрудничеству.

10. Восстановление отношений после инцидента и работа с лояльностью

• Разработка системы действий по постконфликтному сопровождению клиента.
• Техники подтверждения удовлетворенности после решения проблемы.
• Механизмы дополнительной компенсации для восстановления доверия.
• Стратегии возврата клиента к нормальному циклу взаимодействия.
• Превращение клиента, прошедшего через конфликт, в постоянного клиента.
• Использование обратной связи для улучшения продуктов и процессов.

11. Практический тренинг: отработка в симуляциях

• Ролевая игра «Сложный телефонный разговор» с разбором типичных ошибок.
• Моделирование переговоров с «партнером» в условиях конфликта интересов.
• Анализ видеозаписей реальных коммуникаций (с соблюдением конфиденциальности, по согласованию с участниками).
• Отработка индивидуальных сложностей участников.

Ответы на вопросы участников.